POLITYKA I ZASADY OCHRONY I DOSTĘPU DO DANYCH OSOBOWYCH

POLITYKA I ZASADY OCHRONY I DOSTĘPU DO DANYCH OSOBOWYCH

STOWARZYSZENIA WSPIERANIA SZTUKI, EDUKACJI I TERAPII ARTEFAKT

 

                25 maja 2018 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy o ochronie danych osobowych (RODO). Chcemy więc wyjaśnić co dla Ciebie oznacza to w praktyce. Dbanie o bezpieczeństwo Twoich danych jest dla nas priorytetem a w trosce o komfort korzystania z usług naszej instytucji dokładamy wszelkich starań by przetwarzanie ich odbywało się w sposób bezpieczny a zarazem przejrzysty dla Ciebie. Wprowadziliśmy w tym celu odrębną politykę poświęconą ochronie danych osobowych. Jej ideą jest zaprezentowanie Tobie pełni praw jakie posiadasz w związku z przepisami o ochronie danych osobowych oraz obowiązków jakie my musimy spełnić wobec Ciebie na gruncie m.in. art. 13 RODO (tzw. obowiązek informacyjny).

 

Na wstępie chcemy Ci wyjaśnić więc czym tak na prawdę jest RODO

RODO to nic innego jak skrót od Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
W każdym więc przypadku, kiedy będziemy się posługiwać się tym skrótem, będziemy odnosili się do tego właśnie aktu prawnego. Często też używać będziemy zamiennie nazwy „Ogólne rozporządzenie o ochronie danych”.

 

Co kryje się pod pojęciem Administrator Danych?

 

Administratorem danych jest  Stowarzyszenie Wspierania Sztuki, Edukacji i Terapii ArteFakt (dalej SWSEiT ArteFakt) z siedzibą w Poznaniu (kod: 61-494), ul. Saperska 24, zarejestrowane w rejestrze - stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej pod numerem 0000560496, którego dokumentacja przechowywana jest przez Sąd Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, posiadające REGON: 361635670, NIP: 7831727174.

W razie pytań, wątpliwości co do zakresu przetwarzania Twoich danych przez Administratora danych możesz skontaktować się z nami w wybranej dla siebie formie:

- rekomendujemy kontakt drogą mailową wysyłając wiadomość pod adres: stowarzyszenie.set.artefakt@gmail.com. Dlaczego właśnie tą formę preferujemy? Umożliwia ona nam sprawny sposób udzielania informacji. Możemy się konkretnie odnieść do przesłanej korespondencji i przejrzyście udzielić odpowiedzi oraz rozwiać Twoje ewentualne wątpliwości,

lub

- w tradycyjnej formie papierowej na adres SWSEiT ArteFakt, ul. Saperska 24, 61-494 Poznań.

 

Jeżeli korespondencja będzie dotyczyć żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych, konieczne będzie potwierdzenie Twojej tożsamości  poprzez podanie danych uwierzytelniających i własnoręczne podpisanie korespondencji.

Zgodnie z przepisami w SWSEiT ArteFakt nie jest wymagane wyznaczenie Inspektora ochrony danych, w związku z czym nie został on wyznaczony. 

 

Podstawa prawna przetwarzania Twoich danych

 

Podstawa prawna przetwarzania Twoich danych jest zależna od tego do jakiej grupy osób należysz oraz w jakim celu je przetwarzamy i została przedstawiona w klauzulach informacyjnych przeznaczonych dla poszczególnych grup osób,  których dane przetwarzamy.

 

Kto nadzoruje ochronę danych osobowych w Polsce?

Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Jeżeli uznasz, że Twoje dane są nieprawidłowo przetwarzane i narusza to przepisy Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych masz prawo wnieść skargę.

 

Cele i podstawy i zakres przetwarzania danych osobowych

Zawsze kierujemy się zasadą minimalizacji pozyskiwanych danych osobowych. Oznacza to, że przetwarzamy w każdym przypadku tylko te dane, które są nam niezbędne, adekwatnie do celu przetwarzania.

 

1. Możemy zatem przetwarzać Twoje dane w celach związanych z realizacją umowy, zgodnie z zasadą, która głosi, iż przetwarzanie jest zgodne z prawem, jeśli jest niezbędne w celu realizacji umowy i wiąże się z podjęciem działań także przed jej zawarciem. Co znaczy, że wszelkiego rodzaju dane osobowe przetwarzane podczas wykonywania czynności poprzedzających umowę będą podlegały także tej właśnie przesłance legalizującej. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym wypadku jest art. 6 ust.1, lit. b Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy). Może mieć to zastosowanie przy wszelkiego rodzaju odpowiedziach na Twoje zapytania dotyczące np. oferty SWSEiT ArteFakt. Będziemy stosować tę zasadę prawną także w przypadkach kiedy będziesz kierował do nas swoją korespondencję pocztą tradycyjną bądź drogą e-mail i ujawnisz w niej swoje dane osobowe. Poza tym wszelkiego rodzaju nasze czynności związane z udziałem w działaniach SWSEiT ArteFakt, gdzie SWSEiT ArteFakt będzie organizatorem lub współorganizatorem, będą wymagały od nas pozyskiwania od Ciebie danych osobowych. Powyższa zasada będzie dotyczyć przetwarzania danych wskutek świadczenia pozostałych usług przez SWSEiT ArteFakt lub kiedy po prostu będziemy chcieli ustalić Twoją tożsamość przed wykonaniem usługi. We wszystkich przypadkach opisanych powyżej będziemy stosować przedmiotową przesłankę prawną a pozyskiwać dane będziemy w minimalnym zakresie wystarczającym do realizacji umowy. Za każdym razem kiedy będzie możliwość będziemy Cię informować o przysługujących prawach zamieszczając odrębny obowiązek informacyjny także na dokumentacji papierowej w tym formularzach zgłoszeniowych, regulaminach uczestnictwa itp. Kiedy jednak nie będzie technicznej możliwości przekazania Tobie całej treści obowiązku informacyjnego, będziemy dokładać wszelkich starań aby wskazać Ci na dokument, w którym całościowe informacje będą zamieszczone.

 

2. Będziemy mogli przetwarzać Twoje dane osobowe zgodnie z udzieloną zgodą, np. w celach marketingowych bądź w celu rozpowszechniania wizerunku. Pamiętaj, że wizerunek osoby stanowi co do zasady dane osobowe o ile umożliwia identyfikację konkretnej osoby fizycznej, stąd zawsze w takiej sytuacji będziemy pytać Cię o zgodę. Dane osobowe będziemy przetwarzać wówczas na podstawie  art. 6 ust. 1, lit. a Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych). Zgoda którą będziesz mógł wyrazić będzie zawsze osobnym oświadczeniem woli tak by była ona udzielona w zgodzie z przepisami RODO. Zawsze będziemy o nią pytać.

 

3. Z racji faktu, że jako instytucja prowadząca działalność statutową prowadzimy księgi rachunkowe spoczywają na nas także obowiązki podatkowe (wystawiamy rachunki, faktury oraz inne dokumenty księgowe za wykonane przez nas usługi). W tym przypadku będziemy także zobligowani do przetwarzania danych osobowych w zgodzie z art. 6 ust.1, lit. c Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) w zw. z art. 74, ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

 

4. Często będziemy się z Tobą kontaktować po prostu pod podanym przez Ciebie numerem telefonu czy adresem e-mail czy też tradycyjnie wysyłając korespondencję listowną. Będzie to miało miejsce
w przypadku potwierdzenia terminu świadczonej usługi bądź jej zmiany, przypomnieniu o realizacji usługi czy przekazaniu typowej informacji związanej z Naszą obopólną współpracą. Zaliczymy do tego także drobne sprawy życia codziennego, które wpływają na zapewnienie Ci odpowiedniego poziomu świadczonych usług, gdyż jest to dla nas sprawa priorytetowa. Wówczas powołamy się na przesłankę wynikającą z art. 6 ust.1, lit. b Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą).

 

5. Jako Administrator danych będący jednocześnie instytucją świadczącą odpłatne usługi mamy prawo do dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej przez nas działalności. Jeśli już do takiej sytuacji dojdzie wówczas będziemy mieli prawo przetwarzać ujawnione przez Ciebie dane osobowe na gruncie przepisów RODO zawartych w art. 6 ust.1, lit. b Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą).

 

6. Jeżeli zwrócisz się do nas ze skargą lub wnioskiem lub jakąkolwiek inną korespondencją będziemy wówczas przetwarzać dane osobowe na gruncie art. 6 ust.1, lit. c Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze). Przesłanka ta będzie miała zastosowanie także wówczas, kiedy zwrócisz się do nas z wnioskiem o dostęp do informacji publicznej.

 

Okres retencji czyli jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe?

Bez obaw, nie będziemy przetwarzać Twoich danych dłużej niż to konieczne. I tak:

- np. na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa. Na gruncie obecnych przepisów jest to okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy

- jeżeli dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu dochodzenia roszczeń (w tym w postępowaniach windykacyjnych) będziemy je mogli przetwarzać w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego

- jeżeli wyrazisz nam zgodę na przetwarzanie danych osobowych czy to do celów marketingowych, rozpowszechniania wizerunku i w wielu innych wypadkach kiedy o tą zgodę poprosimy, wówczas będziemy je przetwarzać do czasu odwołania zgody.

- po zrealizowaniu celu pierwotnego dla którego zostały zebrane (np. realizacja umowy) o jakim była mowa wcześniej (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy), będą̨ przetwarzane dla celów archiwalnych przez okres zgodny z obowiązującymi u nas przepisami archiwalnymi oraz przez okres niezbędny dla obrony przed roszczeniami kierowanymi wobec nas, na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa z uwzględnieniem okresów przedawnienia roszczeń określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa.

 

Komu możemy udostępnić Twoje dane?

 

Jako podmiot publiczny dbamy o poufność Twoich danych. Przede wszystkim dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom upoważnionym do odbioru tych danych na podstawie przepisów prawa. Będziemy mogli je udostępnić również podmiotom z którymi SWSEiT ArteFakt zawarła umowę powierzenia na gruncie art. 28 RODO. W szczególności może tu dojść do powierzenia danych dostawcom rozwiązań technologicznych (dostawcy usług teleinformatycznych), organizacyjnych (firmy zajmujące się obsługą przewozu towarów i osób, usługi wsparcie logistycznego przy organizacji koncertów, warsztatów, imprez, biura rachunkowego itp.). Jeśli będziesz chciał uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat zakresów świadczenia usług przez podmioty przetwarzające dane, zawsze możesz skontaktować się w tym celu z pracownikiem Administratora danych. Będziemy także mogli udostępnić Twoje dane osobowe innym podmiotom współpracującym ze SWSEiT ArteFakt w celu zapewniania ciągłości działań zwłaszcza w przypadku organizowania dodatkowych imprez, zajęć bądź innego rodzaju usług, których świadczenie nie odbywa się w sposób ciągły ale także podmiotom ubezpieczeniowym, bankom czy serwisom płatności elektronicznej. Ponadto dane osobowe mogą być udostępniane (pamiętaj, że zawsze robimy to zgodnie z prawem) zaufanym partnerom medialnym oraz organizacjom współpracującym przy organizacji oraz promocji naszej działalności. Będziemy także mogli udostępnić Twoje dane podmiotom działającym
w sferze obsługi prawnej oraz windykacyjnej tj. kancelarie prawne, firmy windykacyjne itp., kiedy będziemy zmuszeni do dochodzenia swoich roszczeń.

 

Jakie masz prawa?

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Tobie prawo dostępu do treści danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, przenoszenia do odrębnego Administratora danych. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody przysługuje dodatkowo Tobie prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem oraz prawo do wniesienia sprzeciwu w związku z przetwarzaniem danych. Możesz w tym celu skorzystać zarówno z komunikacji elektronicznej, telefonicznej, listownej jak i zgłaszając się osobiście do naszej siedziby.

 

Czy masz obowiązek podania danych?

Oczywiście, że podanie danych zawsze jest dobrowolne, jednakże często konieczne, aby móc zawrzeć
z nami umowę, skorzystać z naszych usług czy po prostu móc kontaktować się z nami. Jeżeli jednak będziemy chcieli świadczyć Tobie dodatkowe usługi, np. marketing produktów własnych drogą elektroniczną lub telefoniczną zawsze zapytamy o zgodę a brak jej udzielenia nie spowoduje przetwarzania danych w celu chociażby realizacji umowy na korzystanie z usług SWSEiT ArteFakt. Traktujemy Twoją zgodę jako dobrowolne, świadome, jednoznaczne oświadczenie woli, które w każdej chwili może być wycofane.

 

W jaki sposób będą przetwarzane Twoje dane?

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany. Przetwarzamy je bowiem zarówno w wersji papierowej jak i wielokrotnie w systemach informatycznych. Nie wiąże się to jednak z automatycznym podejmowaniem decyzji w tym z profilowaniem.